ارزیابی 360 درجه ؛ یک روش کارآمد برای ارزیابی عملکرد کارکنان
تصور کنید که در مقابل گروهی از افراد با نقش های مختلف ایستاده اید و قرار است هر کدامشان درباره یکی از خصوصیات شما نظر بدهد! ترسناک است، نه؟ خوب ارزیابی 360 درجه شما را در شرایط مشابهی قرار می دهد. ارزیابی 360 درجه همانطور که از اسم آن برداشت می شود، روشی است که در آن ارزیابی کارکنان بر اساس نقطه نظرات مختلف انجام می شود و یک دید کامل به سازمان می دهد. در ارزیابی 360 درجه فرایند ارزیابی توسط همه افرادی انجام می شود که با یک فرد در تماس هستند. این روش داده های معتبر در اختیار تیم ارزیابی کننده قرار می دهد و نقاط ضعف و قوت افراد را آشکار می کند. در این مقاله آوات، فرایند و مزایا و معایب این فرایند ارزیابی را با هم مرور می کنیم.
ارزیابی 360 درجه درست در مقابل روش های سنتی ارزیابی کارکنان قرار می گیرد. در روش های سنتی، هر کارمند تنها توسط مدیر یا مدیران خود ارزیابی می شود و امتیازی که به او تعلق می گیرد، تنها به نظر مافوق بستگی دارد. بدیهی است که این روش نمی تواند اطلاعات واقعی به دست بدهد، چرا که ممکن است نظرات شخصی مدیران هم در این فرایند وارد شود. در ارزیابی 360 درجه یک کارمند از همه جهات و توسط همه افرادی که با او در تماس هستند، ارزیابی می شود.
شما به عنوان مدیر به طور مستقیم با کارکنان خود در تماس هستید، نقاط ضعف و قوت آنها را می شناسید، و می دانید در چه کارهایی بهتر عمل می کنند و در چه مواردی نیاز به بهبود دارند. این اطلاعات، برای ارزیابی عملکرد کارکنان مفید است. اما می توانید با اطمینان بگویید که هرگز نظرات شخصی خود را در فرایند ارزیابی وارد نمی کنید؟! ارزیابی از بالا به پایین به ندرت تصویر کامل و درستی از یک کارمند به شما می دهد. شما از یک جهت به افراد نگاه می کنید، در حالی که کارکنان غیر از شما با افراد دیگری هم در تماس هستند که از جهات دیگری شخصیت و کار آنها را ارزیابی و قضاوت می کنند. بهترین شکل ارزیابی این است که همه این نظرات را لحاظ کنید.
ارزیابی 360 درجه عبارت است از ارزیابی یک کارمند از تقطه نظرات مختلف. در این روش یک کارمند توسط همه افرادی که با آنها در تماس است، از مدیر گرفته تا همکار و اعضای تیم و افراد زیرمجموعه و حتی مشتری، ارزیابی می شود و برایند این نظرات به عنوان نتیجه نهایی فرایند ارزیابی معیار عمل قرار می گیرد. به این ترتیب سازمان دید دقیق تر و کامل تری از افراد به دست می آورد و اقدامات بعدی را بر اساس این اطلاعات برنامه ریزی خواهد کرد.
سازمان ها سه هدف کلی را از اجرای بازخورد 360 درجه دنبال می کنند:
هدف اول: بر اساس بازخوردهایی که در این روش گرداوری می شود، سازمان می تواند میزان بروز رفتارهای مثبت یا منفی افراد را بررسی کند.
هدف دوم: با بررسی نظرات مختلفی که در مورد یک کارمند گردآوری شده، سازمان می تواند تفاوت معنادار این نظرات را مشاهده و بر اساس آن تصمیم گیری کند.
هدف سوم: با کنار هم قرار دادن بازخوردهای مثبت و منفی دریافت شده در مورد یک فرد، سازمان می تواند برای هدایت افراد و تیم ها به سمت تقویت رفتارهای ارزشمند برنامه ریزی کند.
ارزیابی 360 درجه به عنوان یکی از کارآمدترین روش های ارزیابی عملکرد کارکنان شناخته می شود. اما دلیل رواج این روش در میان مدیران چیست؟ در ادامه مزایای روش 360 درجه را مرور می کنیم:
فرآیند بازخورد 360 درجه ما را در معرض تصورات دیگران از رفتارمان قرار می دهد. گاهی از نقاط ضعف و قوت خودمان تصور درستی نداریم. آگاه شدن از نظرات دیگران باعث می شود از بیرون به خودمان نگاه کنیم و معایبی را در رفتارمان ببینیم که از وجودشان آگاه نبودیم.
بازخورد 360 درجه یک شروع خوب برای تبدیل شدن به یک کارمند یا رهبر بهتر است. گفتگوهای بعد از اجرای فرایند ارزیابی، اغلب بینش بیشتری در سازمان ایجاد می کند. ارزیابی 360 درجه فرهنگی را در سازمان ایجاد می کند که در آن گفتگو درباره عملکرد افراد، ارزش گذاری و تشویق می شود.
یکی از رفتارهای حیاتی در یک رابطه کاری، رفتار متقابل است. بازخورد 360 درجه به شما نشان می دهد که چگونه با دیگران تعامل می کنید و زمینه هایی را برجسته می کند که بر روابط کاری شما تأثیر می گذارد. بر اساس نتایج ارزیابی 360 درجه می توانید بفهمید که آیا به وضوح با دیگران ارتباط برقرار می کنید و آماده دریافت بازخوردهای سازنده هستید؟
توسعه فردی نتیجه اصلی فرآیند بازخورد 360 درجه است. در حالت ایده آل، شرکت کنندگان بر اساس بازخورد خود یک برنامه توسعه ایجاد می کنند. حتی بهترین کارکنان هم نقاط ضعفی که می توانند روی آن کار کنند. بازخورد 360 درجه به کارکنان کمک می کند تا حوزه های تمرکز را برای توسعه فردی اولویت بندی کنند.
در فرایند ارزشیابی 360 درجه مشخص می شود که هر فرد چه نقاط ضعفی دارد. در واقع فرایند ارزیابی با دریافت نمره به پایان نمی رسد و اگر منجر به بهبود عملکرد افراد نشود، به طور کامل انجام نشده است. سازمان باید برای تقویت افراد در نقاط ضعفشان برنامه ریزی کند و زمینه را برای رفع آنها فراهم کند.
در ارزیابی 360 درجه، پرسشنامه های طراحی می شود که شامل لیستی از 50 تا 75 سوال یا بیانیه رفتاری است که در 10 تا 12 حوزه شایستگی سازماندهی شده اند. پاسخ به سوالات در قالب طیف لیکرت با مقیاس 5 تایی انجام می شوند. پاسخ دهنده در مورد هر سوال، به فرد مورد ارزیابی از 1 تا 5 امتیاز می دهد. برای هر فرد صرف نظر از جایگاهش در سازمان، تعدادی فرم تهیه می شود و همه کسانی که با او کار می کنند، بر اساس تجربه کار با آن فرد به سوالات پاسخ می دهند. برای حفظ محرمانه بودن پاسخ های شرکت کنندگان و ارائه بازخورد ناشناس در میان ارزیاب ها، میانگین نمرات توسط گروه محاسبه و به فرد اعلام می شود. این گزارش به وضوح نمرات بالا و پایین و تفاوت در درک بین گروه ها را در مورد رفتارهای عملی نشان می دهد و همه اقدامات بعدی بر اساس همین نمره ارزیابی برنامه ریزی می شود.
این که در پرسشنامه ارزیابی 360 درجه چه سوالاتی را مطرح کنید، بستگی به اهداف شما از اجرای این روش دارد. با در نظر گرفتن اهداف سازمان از ارزیابی، می توانید مهارت های کلیدی مرتبط با کسب و کار خود را انتخاب کنید و سوالات پرسشنامه را بر اساس آن طراحی کنید. اما برخی از توانمندی ها به قدری اهمیت دارند که صرف نظر از نوع سازمان و کسب و کار و اهدافی که از اجرای این روش دنبال می کنید، لازم است در ارزیابی لحاظ شوند. در ادامه برخی از این توانمندی ها را مرور می کنیم:
یکی از مهارت های نرم که در مورد کارمندان عالی رتبه باید مورد ارزیابی قرار بگیرد، مهارت رهبری است. از آنجا که کارمندان عالی رتبه ممکن است در آینده نزدیک در پست های مدیریتی مشغول به کار شوند، لازم است مهارت های آنها در مدیریت و رهبری سنجیده شود. برای ارزیابی مهارت رهبری از پرسش های زیر استفاده کنید:
نحوه و مهارت کارمندان در برقراری ارتباط، چه در داحل سازمان و چه با افراد خارج از سازمان، یکی از مهم ترین مواردی است که باید ارزیابی شود؛ صرف نظر از این که کارمند موردنظر چه رتبه ای دارد و در چه سمتی فعالیت می کند. گاهی ایجاد یک ارتباط نادرست میان کارمندان و مشتریان، می تواند خوشنامی برند شما را به خطر بیندازد. برای این از میزان تیلط کارمند به مهارت های ارتباطی آگاه شوید، از سوالات زیر استفاده کنید:
حل مسئله و مدیریت بحران از مهارت های کلیدی دیگری است که کارمندان بسته به موقعیت خود باید به آن مجهز باشند. در مورد مهارت حل مسئله و مزایای آن مقالات دیگری از آوات منتشر کرده ایم که پیشنهاد می کنیم مطالعه کنید. این سؤالات برای درک این که یک کارمند چقدر می تواند مشکل را بررسی کند و برای آن راه حل مناسب پیدا کند، استفاده می شود.
در کنار عملکرد فردی و تیمی افراد، موضوع دیگری که باید در ارزیابی عملکرد به آن توجه کنید، میزان همسویی آنها با سازمان است. کارکنان باید در فعالیت های فردی و تیمی خود، ارزش ها و اهداف سازمان را مدنظر قرار دهند و به سازمان وفادار باشند. سؤالات زیر به نحوه واکنش یک کارمند به اهداف و ارزش های سازمان می پردازند:
بهره وری افراد بسته به روحیات، مهارت ها و شرایط آنها متفاوت است. با این حال کارمندان در هر قسمت از سازمان که فعالیت می کنند و هر مسئولیتی که بر عهده دارند، باید حداقلی از بهره وری را که مدنظر سازمان است، پوشش دهند. با استفاده از سوالات زیر می توانید میزان بهره وری فرد در فعالیت های فردی و گروهی را مورد ارزیابی قرار دهید:
در محیط های کاری سنتی، عملکرد کارکنان، یک بار در سال (آن هم اگر خوش شانس باشید!) مورد بحث قرار می گیرد و به ارزیابی یک فرد از عملکرد دیگری محدود می شود. حالا به این فکر کنید که ارزیابی عملکرد کارکنان چقدر می تواند غنی و قابل استناد باشد، اگر نتایج آن بر اساس اطلاعات دریافت شده از همه افرادی باشد که یک فرد با آنها تعامل دارد!
با این حال، ارزیابی 360 درجه در صورتی نتایج خوبی در پی دارد که به صورت اصولی انجام شود، در غیر این صورت فقط هزینه های فرایند ارزیابی را افزایش می دهد. اجرای روش ارزیابی 360 درجه به یک گروه مدیریتی حرفه ای و قدرتمند نیاز دارد، گروهی که ارزش اجرای این روش را درک کند و برای سازمان، سیستم پاداش بر اساس عملکرد طراحی کرده باشد. در واقع قبل از اجرای این روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان، لازم است فرهنگ سازمانی را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که سازمان شما آمادگی اجرای این روش را دارد یا خیر.
فرایند ارزیابی 360 درجه بسیار پیچیده و زمان بر است و پیاده سازی آن در سازمان های بزرگ، نیاز به تعداد زیادی از افراد متخصص در مدیریت توسعه سرمایه انسانی دارد. به علاوه اجرای این روش جز با همکاری همه کارکنان میسر نخواهد بود. چنانچه اطلاعات پرسشنامه ها افشا شود، بین کارکنان تنش و درگیری پیش خواهد آمد و شرایط را بدتر خواهد کرد. بنابراین توصیه می کنیم قبل از این که تصمیم به اجرای آن در سازمان خود بگیرید، همه شرایط را بسنجید. چنانچه زمینه برای پیاده سازی بازخورد 360 درجه در سازمان فراهم نباشد، نتیجه ای جز هدررفت منابع (مالی و سرمایه انسانی) نخواهید گرفت.